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公关实操手册丨如何策划一场让BOSS满意的新品发布会?

类别:乌镇新闻 日期:2020-1-8 9:49:27 人气: 来源:

  我和坐台女的那些事作为一个公关人,没有过几场新品发布会,不足以谈人生。熬夜修改方案、与各个部门对接细节、与各方嘉宾沟通、确认各项物料、与团队反复强调重要事项等,都是常规操作,然而活动做完了,自家领导或者甲方却不甚满意,告诉你主题不够明显、内容毫无创意、嘉宾不够咖位、现场视觉效果差、效果不够好等等,你是否欲哭无泪,今天,我们就聊一下,如何打造一场让BOSS满意的新品发布会。

  正常来说,一场新品发布会的筹备期要看活动量级,小的要提前半个月,大的要提前三个月甚至更久,提前准备,意味着更加充裕的时间去做好规划和调整,能让方案更加成熟。

  第一,时间选择,要考虑到行业因素,特别是竞争对手的新品发布会时间,比如苹果手机每年九月份召开新品发布会,所以为了吸引那些不急着等苹果新品的人,其他厂商就可以把发布会安排在上半年。又比如传统的服装行业,一般是在春夏和秋冬季节之前各举办一场新品发布会,方便众多加盟商预定选款。然后发布会召开时间尽量不要与重要事件和节日重合,以免影响效果。具体时间一般选择在上午10点或下午3点开始,时长控制在1.5-2小时左右。

  第二,根据预算和发布会规模提前确定场地,因为越靠后场地所选择的范围越小,毕竟很多场地都需要提前预定和对接,诸如一些大型场馆和酒店,当然,发布会定在自家公司除外。如果发布会有特定的风格和主题,那么还需要寻找与风格相统一的酒店,如果只是注重档次和企业形象而已,那么寻找四星或五星酒店即可,而有些发布会为了制造噱头和点,会选择特定的地点,比如长城、故宫、水立方、鸟巢等知名场所,当然审核程序也会相应繁琐很多。除此之外,还要考虑场所容纳人数、交通便利程度、场地租赁费用、配套设施等。

  第三,确定参会人员。包括公司领导、领导、行业嘉宾、记者、行业大V、网红、投资人、合作企业、渠道商、经销商、加盟商等,分为内外部按照姓名首字母排列,方便逐个联系以及现场签到。

  第四,确认好参会人员后,就要提前做好邀约,特别是大咖级嘉宾和,是邀约的重点,一方面要确认档期,一方面要达成沟通。一般来说,邀约不一定全是PR部门的工作,有些企业会由董事会秘书进行企业董事和投资人的邀约,然后由具备相关人际资源的高层领导去邀请行业嘉宾,其次,由PR部门去邀请,销售部门去邀请合作企业、渠道商、经销商、加盟商、意向客户等。当然,如果预算够的话,可以委托专业的公关公司,去对接到更丰富更的资源。如果没有联系公关公司,那就很依赖企业平时的业界资源积累和公关形象了。

  值得一提的是,笔者邀约方式采用H5邀请函,而不是逐个电话沟通再寄送传统的纸质邀请函,一方面能省事省力,群发效率高的同时还能避免电话,另一方面确实内容更丰富,更有格调。H5邀请函能很好的把主题、时间、地点、嘉宾、流程甚至线图嵌入进去,还能实现文字、音乐、图片、视频的集体展示,插入一段发布会预告视频,加上精心挑选的往届现场图片,效果会加分不少,只有传达出发布会的亮点和价值,才能增加邀约成功率。而且大部门H5邀请函因为嵌入了报名信息表,是能得到邀请方反馈的,方便采集赴约信息,制作签到表,了解参会信息。另外一个细节是,为了防止嘉宾忘记参会导致放鸽子,可以利用易企秀自带的短信通知功能。

  第五,就要策划发布会流程、外围布置、场地布景、暖场视频、物料采购、茶歇会、礼品、新闻通稿等事宜。

  新品发布会流程的话一般都大同小异,包括进场签到,会前交流、片头播放、开场表演、主持人开场、嘉宾介绍、CEO致辞、VP致辞、嘉宾致辞、播放大咖、友商、品牌挚友各方祝福视频、新品发布、提问、现场互动、抽、专访、行业论坛、茶歇会、散场结束等。

  外围布置的话,常规的包括、气拱门、彩带、气球、易拉宝海报、KT板、会场走廊、电梯口牌等。签到处的设置要注意下,如果人数众多就不要采用人工签到,制作一个签到H5更省事,让嘉宾扫描二维码输入信息出示成功签到的页面即可入场。

  场地布景可以考虑3D全息影像,然后LED屏最好租用P4的,而且得是完整大屏,显示效果和现场气势会好很多。其次现场演示的幻灯片就不要使用PPT了,要么使用AE制作,要么keynote,免得档次不够被友商,然后找一个有审美的UI来制作,大字体、简约风、高颜值都是必须的。还有就是现场布置,可以采用场景式的座椅布置,瓶装水换成玻璃瓶装,桌上的传统摆花换成简约花艺等,都是提升逼格的实用操作。

  在新品发布环节,主持人可以适当制造悬念和彩蛋,以“揭秘”的形式去撩拨现场和直播观看的观众,还可以适当的DISS下友商或玩梗,在诙谐幽默的气氛中完成新品的演示,并制造热点和噱头。现场互动中的抽环节,可以在屏幕上放置号二维码引导大家扫码进入号菜单参与摇一摇抽,在全场摇手机的过程中活跃现场气氛。

  方案策划成型后,为了执行,让让整场发布会运筹帷幄,就需要将各项准备工作、执行人、时间节点列出来,并以小组的形式分配出去,并具体到每个小组的负责人。

  只有统筹好各项工作,才能让方案的执行有条不紊地进行,各个小组之间还要做好协作和沟通,按照时间截点去推进各项工作的进度,同时总负责人要不断复核方案的细节,并根据实际情况的变动去进行相应调整,方案的完善无纰漏。

  最后,方案的执行中,这一方组员发现问题也不要擅离职守,而是要向总负责人汇报进行解决。一个成功的发布会,除了好的方案外,完美的执行才是重中之重。

  发布会结束后,总结工作也很重要,包括的发稿数据、现场来宾人数、重要嘉宾出席情况、直播观看人数、社交声量、舆情反馈、效果、预算花费等,都是需要进行统计并进行相应分析的,并根据发布会各个维度的数据和分析做出合理的改进。

  1、新品发布会的稿,要尽可能地召集相关部门的专业人士开会探讨,包括熟悉新品研发的产品经理,能够确认领导的表述是否准确无误;包括法律顾问,领导的表述是否符律规范;包括PR,领导的表述会不会影响到品牌形象和导致树敌甚至招致公关危机。换句话说,领导在发布会上的发言,要经过内部多层验证。

  2、采访环节,为了避免尴尬,PR部门要提前与参会的记者朋友做好沟通,明确两类问题,一类是可提问的采访提纲,另一类是回答的问题。

  3、发布会也需要重视彩排流程,除了主持人和领导外,还要在产品演示上做好彩排,规避风险。主持人和领导通过观看自己的“彩排”露营,不断优化自己的表演管理、体语效果、语言渲染等,能够提高现场表达效果,PR可以在一旁提出优化。

  4、发布会由创始人、CEO主持更加分,在互联网行业,由大佬亲自上阵主持已经相当普遍了,比如库克、马云、余承东、刘强东、罗永浩等。创始人、CEO的出面更具话题属性,也能集中输出企业良好形象,完成个人形象和企业形象的高度绑定,通过创始人、CEO的个人魅力,能够更好的表达新产品的亮点,在大众中留下认知和印象。

  5、现场工作人员很重要,要有替嘉宾解决问题的能力。现场工作人员一定要是提前经过专业培训的,要有良好的形象和八面玲珑的话术应对,而且要对可能出现的复杂状况产生精准的判断,并作出相应的反应和协作。同时,面对现场嘉宾的求助,务必要能快速反应,帮助嘉宾解决问题,在这种大型活动中,工作人员的形象其实就是企业公关形象的直观展示。

  

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